In ons inkoopbeleid leest u welke uitgangspunten er gelden in samenwerking met onze leveranciers. Er zijn 3 manieren waarop wij producten en diensten nieuw inkopen voor onze organisatie.
Via Europese aanbesteding
Voor opdrachten boven de € 215.000 exclusief btw schrijven we een Europese aanbesteding uit. Die publiceren we via TenderNed (tenderned.nl). Geïnteresseerde partijen kunnen vervolgens een offerte indienen. Het doel hiervan is de concurrentie te vergroten en alle partijen een gelijke kans te geven.
Op de website van PIANOo (pianoo.nl) (Expertisecentrum Aanbesteden) leest u de regels voor Europese aanbestedingen.
Via enkelvoudige of meervoudige offerteaanvraag
Is de opdrachtwaarde meer dan € 50.000 (exclusief btw), maar minder dan de aanbestedingsdrempel van € 215.000 (exclusief btw)? Dan kiezen we voor een enkelvoudige of meervoudige offerteaanvraag. Onze keuze motiveren we en leggen we vast. Deze manier van inkopen noemen wij de meervoudig onderhandse procedure.
Via UWV Marktplaats of offerte
Er blijven altijd opdrachten die niet binnen een raamovereenkomst vallen of die een opdrachtwaarde van minder dan € 50.000 exclusief btw hebben. De inkoop bij deze opdrachten gebeurt via UWV Marktplaats of via de opvraag van een offerte bij een leverancier naar keuze.
Voordat u zaken gaat doen met UWV maken we samen een contract. Hierin leggen we alle gemaakt afspraken vast. Dit noemen wij een raamovereenkomst. U ontvangt het document per e-mail. Beide partijen tekenen de overeenkomst.
In de raamovereenkomst staan financiële en administratieve afspraken die UWV met u heeft gemaakt. Denk aan de afspraken over het bestelkanaal, het bestelproces en de levering van producten of diensten. Verder vindt u in de overeenkomst een lijst met tarieven, kortingspercentages en de betaalgegevens.
Wij kunnen bestellingen doen via verschillende kanalen. In de overeenkomst staat welk kanaal voor u geldt. Een bestelling is nog geen opdracht tot levering. Pas als u een inkooporder ontvangt, heeft u de opdracht. Na ontvangst van de inkooporder levert u uw product of dienst.
Bestelkanalen
Wij doen bestellingen via 4 bestelkanalen.
Catalogus
Medewerkers van UWV kunnen producten bestellen via een catalogus. Lees ook hoe het bestelproces bij een catalogusorder verloopt.
Speciale order
Deze order is bedoeld om producten en diensten te bestellen die niet in een catalogus staan. Lees ook hoe het bestelproces bij een speciale order verloopt.
Blanket of geplande order
Deze order is bedoeld om producten en diensten te bestellen in een ander systeem dan het bestelsysteem van UWV. Lees ook hoe het bestelproces bij een blanket of geplande order verloopt.
Inhuur van externe medewerkers
Voor tijdelijke versterking huurt UWV regelmatig externe medewerkers in. Lees ook hoe het inhuurproces van flexwerkers en ander tijdelijk personeel verloopt.
Inkooporder ontvangen
Op basis van 1 of meer bestellingen, ontvangt u een inkooporder. U ontvangt deze via een e-order of per e-mail.
Via een e-order
E-orders ontvangt u via het UWV Broker Platform. Dit is de digitale postbus van UWV. Voor het ontvangen van e-orders brengt UWV u in contact met de UWV-broker. De UWV-broker sluit u aan op het platform. Bekijk de volledige beschrijving van de e-order in de bijlage ‘Inkooporder’.
Per e-mail
Bent u nog niet aangesloten op het UWV Broker Platform? Dan ontvangt u uw inkooporders van UWV als pdf via e-mail.
U kunt producten leveren op verschillende plekken.
Pakbon bij levering product
Wij verwachten bij iedere productlevering een pakbon. Zorg dat u altijd deze gegevens op de pakbon zet:
- het e-mailadres van de besteller
- de locatie van de UWV-vestiging waar u de bestelling moet afleveren
Deze gegevens vindt u op de inkooporder. De gegevens zorgen ervoor dat de levering op de juiste plek terechtkomt.
Levering op meerdere vestigingen
Wij verwachten van u dat u een inkooporder met verschillende afleverlocaties kunt verwerken. Een UWV-medewerker kan namelijk bestellingen doen voor verschillende kostenplaatsen en vestigingen. Voor iedere productlevering en afleverlocatie hebben we een aparte pakbon nodig. Zo kunnen onze medewerkers de producten op de juiste manier ontvangen.
Levering op de werkplek
Soms spreekt UWV met u af om de bestelling op de werkplek (een interne afleverlocatie) te bezorgen. Zorg er dan voor dat de gegevens van de UWV-medewerker op de pakbon staan. Zo kunnen wij makkelijker de juiste werkplek vinden.