De meeste leveranciers krijgen een inkooporder van ons. Vermeld altijd de volgende gegevens op uw factuur:

• het juiste factuuradres
• het inkoopordernummer of kostenplaatsnummer van UWV. Deze heeft u gekregen van uw contactpersoon.
• Per inkoopordernummer mag u 1 of meer facturen sturen. Maar het is niet mogelijk om 1 factuur te sturen voor meerdere inkooporders.
• orderregels of productcodes zoals die op onze inkooporder van UWV staan.
• de naam van uw contactpersoon bij UWV. Dit is alleen nodig als dit van toepassing is.
• gegevens over de levering, zoals het aantal en de prijs. Dit is alleen nodig als dit van toepassing is.
• een omschrijving van de levering. Dit is alleen nodig als dit van toepassing is.
• de facturerings- en afleverperiode. Dit is alleen nodig als dit van toepassing is.
• uw e-mailadres en telefoonnummer voor als wij vragen hebben

Het totale factuurbedrag of de som van deelfacturen mag niet hoger zijn dan het bedrag van de inkooporder. Zet ook de wettelijke factuurgegevens op uw factuur. Meer informatie hierover leest u op de website van de Belastingdienst (belastingdienst.nl).

Wij ontvangen uw factuur graag als e-factuur. Dit is een elektronisch document dat is opgemaakt volgens vaste standaarden. Een pdf die via e-mail wordt verstuurd is geen e-factuur. Een e-factuur kan automatisch worden verwerkt. Dat zorgt voor een snelle uitbetaling.

E-factuur sturen

Er zijn 3 manieren waarop u een e-factuur kunt aanleveren:

1. Via het Peppol netwerk. Gebruik deze manier als uw boekhoudprogramma een koppeling heeft met Peppol. Of als u bent aangesloten op Peppol via een pakketonafhankelijke provider. Krijgt u een foutmelding? Kijk dan op de website van eConnect (econnect.eu).
2. Via andere (XML-)formaten.
3. Via het online formulier 'E-factuur' van UWV. U heeft hiervoor een toegangscode nodig. Deze code vraagt u op door een e-mail te sturen naar cair@uwv.nl. Let op: Dit formulier kunt u alleen gebruiken voor het insturen van facturen voor re-integratiediensten, scholingen of voorzieningen aan cliënten.

Voorwaarden e-factuur van leveranciers aan cliënten

Levert u re-integratiedienstverlening, scholing of voorzieningen aan cliënten? Dan moet uw e-factuur voldoen aan de voorwaarden voor e-facturatie GG (pdf). Daarnaast gebruikt u deze gegevens voor uw e-factuur:

• Naam: UWV Facturen Grote Geldstroom
• OIN: 00000004191771249000
• Btw-nummer: NL810220350B01
• KVK-nummer: 34360247
• Factuuradres:
  FEZ Crediteuren
  Postbus 56011
  1040 AA Amsterdam

Voorwaarden e-factuur van leveranciers aan UWV

Levert u tijdelijk personeel, producten of diensten aan UWV? Dan moet uw e-factuur aan een aantal voorwaarden voor e-facturatie (KG) (pdf) voldoen. Daarnaast gebruikt u deze gegevens voor uw e-factuur:

• Naam: UWV Facturen Kleine Geldstroom
• OIN: 00000004172892677000
• Btw-nummer: NL810220350B01
• KVK-nummer: 34360247
• Factuuradres:
  FEZ Crediteuren
  Postbus 57025
  1040 CZ Amsterdam

Bij vragen

Voor vragen of opmerkingen over e-facturen, neem contact met ons op via onboarding.crediteuren@uwv.nl.

Als u (nog) geen e-factuur kunt sturen, dan kunt u voorlopig nog een pdf-factuur indienen. UWV kan voorwaarden verbinden aan deze uitzondering.

Pdf-factuur opsturen

• Sla uw factuur eerst op als pdf-bestand.
• Stuur een e-mail met het pdf-bestand in de bijlage.
  U gebruikt efacturen@uwv.nl als u re-integratiedienstverlening, scholing of voorzieningen levert aan cliënten van UWV.
  U gebruikt pdf.crediteuren@uwv.nl als u tijdelijk personeel, producten of diensten levert aan UWV.
• Heeft u meer dan 1 factuur? Sla iedere factuur dan op als apart pdf-bestand. Geef elk pdf-bestand een eigen bestandsnaam. U mag maximaal 5 pdf-facturen in 1 e-mail opsturen. Dus heeft u bijvoorbeeld 5 facturen? Dan maakt u ook 5 pdf’s (elk met een eigen bestandsnaam) die u samen in 1 e-mail verzendt.
• Wij verwerken alleen de pdf-bestanden. U hoeft dus geen tekst toe te voegen in uw e-mail. Deze tekst kan niet worden gelezen.

Eisen aan de pdf-factuur

Onze software verwerkt uw pdf-factuur automatisch. Houd daarom rekening met de volgende eisen voor de opmaak van de factuur:

• Gebruik alleen zwarte letters op een witte achtergrond.
• Gebruik een duidelijk leesbaar lettertype. Dit betekent minimaal een 10-punts lettertype. Gebruik géén cursieve tekst.
• Omschrijf duidelijk welke informatie in de factuur staat. Bijvoorbeeld door ‘factuurnummer’ voor het factuurnummer te schrijven.
• Zorg voor een kwaliteit van minimaal 300 dpi.
• Gebruik geen vreemde tekens, zoals &, # of *.

Stuur e-facturen voor medische informatievoorziening en expertise naar UWV via de website van VECOZO (vecozo.nl). VECOZO wisselt op een veilige manier gegevens uit tussen zorgverzekeraars en zorgaanbieders.

Facturen voor re-integratie niet via VECOZO

Het is niet mogelijk om via VECOZO een e-factuur te sturen of een aanvraag te doen voor re-integratieactiviteiten. Hetzelfde geldt voor handelingen met een genezende werking. Dit worden ook wel curatieve handelingen genoemd. Voor vragen, kunt u contact opnemen met uw lokale contactpersoon bij UWV.

Heeft u een fout gemaakt op uw factuur? Dan stuurt u ons een creditnota om de fout te herstellen. Voor een creditfactuur gelden dezelfde voorwaarden als voor een factuur. Daarnaast gelden de volgende aanvullende regels:

• U vermeldt de tekst ‘creditfactuur’ en het factuurnummer van de originele factuur.
• U zet ook het inkoopnummer of het kostenplaatsnummer op de creditfactuur.
• De bedragen op uw creditfactuur zijn negatief.
• U crediteert altijd het volledige bedrag van de oorspronkelijke factuur.
• U stuurt een nieuwe factuur met een nieuw factuurnummer voor het volledige bedrag van de originele factuur.

Wij betalen binnen 30 dagen na ontvangst van uw factuur. Per factuur vindt 1 betaling plaats. Bij de omschrijving zetten wij uw factuurnummer.