Allereerst: wat is een solve-tafel? Het is vergelijkbaar met de aanpak vanuit de Maatwerkplaats: een netwerk van collega’s uit alle UWV-organisatieonderdelen, die de collega met professionele buikpijn ondersteunen bij het zoeken naar oplossingen voor complexe cliëntproblemen. De solve-tafel is eenzelfde soort netwerk, maar dan voor structurele problemen. Matthijs, deelnemer aan de solve-tafel: ‘Je ziet vanuit de Maatwerkplaats veel individuele casuïstiek. Daarin vind je vaak rode draden. Dat gold ook voor de verrekening van WIA-voorschotten met de WW. Dat soort problemen komen op de solve-tafel. Met collega’s uit alle hoeken van de organisatie bedenken we vervolgens mogelijke oplossingen en brengen die verder de organisatie in.’

Als lid van de regionale Maatwerkplaats in Groot-Amsterdam was Anneke al bekend met het probleem rond de WIA-voorschotten. ‘Als iemand na een sociaal-medische beoordeling geen recht op een WIA-uitkering blijkt te hebben, dan heeft die persoon mogelijk wel – met terugwerkende kracht – recht op een WW-uitkering. Om die te kunnen ontvangen moest deze groep cliënten, tot voor kort, inkomstenopgaven (IKO’s) aanleveren over alle maanden dat er mogelijk recht op een WW-uitkering was. Voor veel cliënten was dat onduidelijk, dus deden zij dat niet. En dat leidde tot hele hoge terugvorderingen, vaak tussen de 10.000 en 20.000 euro. En het vervelendste van alles: bijna alle inkomstengegevens van die cliënten hadden we gewoon al in huis.’ 

‘We hadden het hier dus echt over een bureaucratische tijger,’ vervolgt Matthijs. ‘De collega’s die de WW-uitkeringen verzorgen kregen de IKO’s niet, waardoor de collega’s van de WIA-voorschotten overgingen op terugvorderen. De uitvoering kwam vervolgens zelf met een pragmatische oplossing: we vragen geen IKO’s meer op, alle informatie over inkomstens tijdens de verrekeningsperiode hebben we immers in huis. Toen we de juiste collega’s rond de solve-tafel hadden, bleek dit met een eenvoudige procesmatige verandering verholpen te zijn. Die wijziging is inmiddels doorgevoerd. Probleem opgelost!’

Anneke vertelt dat ze blij is met de oplossing: ‘Allereerst natuurlijk omdat mensen nu geen onnodige terugvorderingen meer krijgen. Collega’s hebben daar huilende cliënten over aan de telefoon gehad, terwijl we dit konden voorkomen. En daarnaast is het werk nu een stuk efficiënter geregeld. Voorheen zaten mijn collega’s die de WIA-voorschotten beheren soms weken te wachten op een bevestiging van de WW-collega’s. Dan kregen ze uiteindelijk een bericht met de strekking: we keren niet uit, want we hebben geen IKO’s ontvangen, dus vorder maar terug. Dat gebeurt nu niet meer. En het ging bij dit specifieke probleem om veel mensen, dus het is echt een belangrijke oplossing. Voor zowel onze cliënten als collega’s.’ 

Matthijs vult aan: ‘Wat ik aan deze oplossing zo interessant vind, is dat we een simpele, snel te implementeren oplossing vonden. Dat smaakt naar meer. Uiteraard besef ik dat dat niet in alle gevallen mogelijk is. Hier ging het om een knelpunt in ons proces, dat op een pragmatische manier was op te lossen binnen de bestaande systemen. Maar soms gaat het over wet- en regelgeving, beleid of systeemaanpassingen. Dan ben je er niet zo snel.’

Het proces van probleem signalen tot oplossing vinden, kan in een grote organisatie als UWV lastig zijn, stellen Anneke en Matthijs. De Maatwerkplaats en de solve-tafel vinden zij daarom van grote toegevoegde waarde. Anneke: ‘Vaak kunnen knelpunten eenvoudig opgelost worden als je de juiste mensen bij elkaar zet.’ Matthijs: ‘Via de Maatwerkplaatsen en de solve-tafels worden steeds meer knelpunten inzichtelijk. Vervolgens is de vraag hoe we deze signalen het meest efficiënt kunnen oppakken en onze dienstverlening voor onze cliënten nog verder kunnen verbeteren. En deze casus is een mooi voorbeeld van wat er dan mogelijk is. ’